社内DX支援：
AI推進室の機能を、外から一括で担う

シフトは、特定の担当者しか組めない状態でした。組み方の条件がその人の頭の中にしかないので、他の人が代われないんです。

しかも量が多くて、本当は1ヶ月分をまとめて組みたいのに、2週間分を出すのが限界でした。

ご依頼としては「シフト表を作るアプリ」でしたが、伺っていくと本質はそこではないと感じました。条件が1人の頭の中にしかないこと自体が問題で、アプリを作る作業は、その条件を外に出して形にする作業でもあります。

ですので最初は、コードを書かずに条件を書き出すところから始めました。

あれは大変でした。売上の目標、スタッフのランク、力を入れたい店舗、この人はこの売場には入れない、といった条件が次々に出てくる。

書き出してみて初めて、担当者はこれだけのことを毎月考えていたのかと分かりました。今はその基準が形として残っているので、担当者以外も見て話せます。

シフトの打ち合わせをしている最中に、別の話が次から次に出てきたんです。在庫はどうする、就業規則の問い合わせも毎回同じことを聞かれている、と。

それを1件ずつ見積もって発注して、という進め方だと、着手する頃には状況が変わってしまう。それなら月額で見てもらって、優先順位を相談しながら順番に片付けるほうが早いと判断しました。

まず、AIを身近に感じてくれるようになりました。チャットボットは面白がってみんな使っていて、評判は結構いいです。聞いて回答が返ってこないと、寂しがっている人もいるくらいで。

知らず知らずのうちにAIと喋っている、という感覚が社内に生まれているのかなと思います。

正直なところ、チャットボットは出すまで不安でした。社内向けの仕組みは、作っても誰も触らないまま終わることがあるので。

私も半信半疑ではありました。ただ、うちは店舗で働いているスタッフが多いので、「その場で聞ける相手」がいることの意味は大きかったんだと思います。

それまでは、就業規則を見れば書いてあることでも、結局は誰かに聞いていましたから。探すより聞いたほうが速いんです。

今までなら、大きなシステムを1つ入れますとなった時に、難しくて「どう使えばいいのか」「マニュアルは何ですか」という話になっていました。

今回は細かく切り刻んで、小さいサイズで渡してもらっているので、イメージしやすいんです。ちょっと考えれば使えるWikiやチャットボットが、ポコポコと出てきた。だから会社としてみんなが興味を持って使ってくれている、という実感があります。

そこは意図しています。大きな仕組みを一度に入れると、現場が覚えることも一度に増えます。使われないまま止まる原因は、たいていそこにあります。

ですので、1つのアプリで解く課題は1つに絞って、短いサイクルで出しています。使ってみて違ったら、そこで直せばいい。速く作れることの価値は、速く直せることにあります。

それは実感としてありますね。相談したことが、次に会うときには画面になって出てくる。こちらも、動くものを見てから「そうじゃなくてこう」と言えるので、話が早いんです。

仕様書を読んで判断してください、と言われるほうが、正直こちらも自信がないので。

最初から完璧な仕様を書ける人はいないと思っています。だからこそ、直す回数を稼げるほうが結果的に良いものになります。

全部を自分で書けるようになる必要はないと思っています。ただ、小さな修正まで毎回お願いしていたら、こちらのスピードも上がらないので。

ですので、作ってもらう過程になるべく私も入るようにしています。何が起きているか分かる状態にはしておきたい、という感覚です。

内製化されたら仕事がなくなるのでは、とよく言われます。実際は逆で、社内で判断できる方がいる会社のほうが、次にやりたいことが出てくるのが速いです。

引き渡す前提で作る、というのは最初から意識しています。特殊な作り方をせず、標準的な構成で組んでいるのはそのためです。

まず「やろう」という気持ちを持ってもらうことが重要だと思います。重い腰を上げるところで、分からない、怖いという気持ちはあると思うんですが、そこから入るのではなく、「どんなことができるんだろう」という興味から入ってもらえたらいい。

そして、その入り方を示せる会社も必要なんだろうな、と思います。